電子定款(ていかん)の作成方法とは?メリットはある?

会社設立の際に「定款」が必要になります。
最近ではコストや利便性から、電子定款を作成する会社も増えています。
そのような電子定款の作り方や、そのメリットについてみていきます。

1.電子定款(ていかん)とは

電子定款について説明する前に、定款について簡単説明します。
定款というのは、「会社の憲法」のようなものとも言われています。
会社を作る際には、必ず作成しなければなりません。
しかも、作成しただけではだめで、公証役場で公証人の認証を受けるという手続きが必要です(合同会社を設立する場合は、認証は不要です。)。
会社の営む事業の目的、商号、所在地、資本金、発起人といったことが記載されています。
その内容は、会社法で規定されていますから、抜け漏れなく作成します。

それでは、電子定款とはどういったものでしょうか。
文字どおり定款が紙ではなく、データ形式で作成されたものです。
紙の定款の場合は4万円の印紙税がかかりますが、電子定款の場合はそれが不要です。
そのため、会社設立の資金を節約できます。
電子定款で用いられている形式は「PDF」です。
MicrosoftのWordで定款を作成したら標準機能でPDFに変換できますので、簡単に作成することはできます。

2.電子定款(ていかん)の作成手順

電子定款の作成手順をみていきましょう。

①約款(やっかん)の事前認証

約款を作成したら一度、公証役場に持ち込み、不備がないチェックをしていただきます。
誤字や訂正のアドバイスがあった場合には、修正し、再度チェックを受けるようにします。
電子定款をオンライン申請してしまった後では、定款内容を修正することができませんから、この事前承認で公証人に内容確認を受けます。
現在、ほとんどの公証役場で電子定款の申請が可能となっていますが、管轄する公証役場が電子定款を扱っているかは、念のため確認します。

②電子定款作成の準備

電子定款を作成するには事前に準備しておくものがあります。
というのも、定款をPDFにしただけでは、電子定款として認めてもらえず、電子証明を付ける必要があるためです。
その時に必要なものというのが、次のようなものです。

・定款のデータ
 ・電子証明書付きのマイナンバーカード
 ・Adobe Acrobat Reader DC(無料)
 ・署名プラグイン  例「Signed PDF」(無料)
 ・ICカードリーダライタ(公的個人認証対応のもの 3,000円程度)

マイナンバーカードというのは、マイナンバー、氏名、住所、生年月日、性別と本人の顔写真が記載されたプラスチック製のカードで、ICチップがついています。
マイナンバーが通知される紙製の通知カードがありますが、こちらを元に発行手続きをするとマイナンバーカードが交付されます。
マイナンバーカードは、初回は無料で交付を受けることができますが、交付まで1カ月程度かかります。
また、マイナンバーカードには電子署名の機能は最初ついていません。
電子証明書を市区町村の交付窓口で取得する必要があります。
電子証明書の交付を依頼する申請書、マイナンバーカード、交付手数料が必要となります。
また、この電子証明書には有効期限(発行日の後の5回目の誕生日まで)があるので注意が必要です。
一度準備しておくと、e-Taxでも使えますから便利です。

③定款(ていかん)に電子署名を入れる

準備ができたら、ICカードリーダライタを使って、マイナンバーカードに保存された電子証明書を読み込みます。
ICカードリーダライタには、電子証明書の読み込みに対応していない機種もありますので、注意してください。

法務省登記・供託オンライン申請システム上で、PDF署名プラグインソフトが無料配布されているので、それを使って、保存した電子証明書を電子定款に埋め込みます。
PDF署名プラグインソフトの操作マニュアルもダウンロード可能ですし、詳しく説明されているので、参照してください。
PDF形式にした定款の一番下に、印鑑の代わりに電子署名を貼り付けるイメージです。

④電子定款の送信

電子定款を法務省登記・供託オンライン申請システムから送信します。
登記・供託オンライン申請を利用するためには、最初に申請者情報の登録が必要になりますので、まず登録をします。

⑤電子定款の受け取り

電子定款を送信したら、事前認証をしてもらった公証役場で定款を受け取ります。
その際には、あらかじめ電話等で訪問日時を伝えておきます。
その際、次のものを持参します。

・USBメモリなどの記録媒体
 ・電子定款をプリントアウトしたもの2通
 ・発起人など、全員の印鑑証明書
 ・電子署名をした発起人以外の委任状
 ・認証手数料 5万円
 ・身分証明書
 ・印鑑

ここまでで、定款の作成が完了です。
オンライン申請システムがあるので、オンラインだけで完結すればいいのですが、そういうわけにはいきません。
認証された電子定款は、公証役場で受け取らなくてはなりません。
面倒な点もありますが、機器やマイナンバーカードが揃っていれば、挑戦してみるのも良いかもしれません。
作り方を知っておくと、将来、役に立つことがあるかもしれません。

まとめ

電子定款の作成方法との流れを見てきました。
事前に定款の内容を確認してもらい、電子証明書や必要な機器、ソフトウェアを用意するといった事前の準備には、時間もお金もかかります。
4万円節約のメリットはありますが、全て自分でやるのは、結構大変そうです。
事業を始めるための自分にしかできない準備に集中したいですし、時間に限りがありますから、専門家に代行をお願いするのも良いかもしれません。

株式会社アンチテーゼ

とにかく勝てる融資サポートをいたします。

  • 無料相談
  • 成功報酬型
  • 年間実績1000件以上
  • 事業計画書、収支計画書作成サポート

今すぐ無料で相談する!